“A sosit Poșta!”

Mecanism electronic de notificare a primirii corespondenței

Descriere proiect

1         Introducere

Oamenii folosesc intens serviciile poștale: de la simple ilustrate la corespondență cu valoare declarată, de la abonamente de publicații, la coletărie. Multe dintre serviciile poștale necesită prezența în oficiul poștal pentru ridicarea corespondenței. Informarea destinatarului privind existența corespondenței în cadrul oficiilor poștale se realizează prin transmiterea la adresa de corespondență a unei notificări scrise. De multe ori, acestea se amestecă cu alte materiale publicitare și pierdute. Astfel, corespondența nu este ridicată de la oficiul poștal.

Așteptările clienților Poșta Română implică și extinderea mecanismelor prin care aceștia sunt informați și notificați în ceea ce privește existența noii corespondențe în cadrul oficiilor poștale, care poate fi ridicată numai personal. În acest sens, este fezabilă dezvoltarea unui mecanims electronic de notificare a primirii corespondenței prin intermediul extinderii platformei „Cont personal” de pe platforma poșta-română.ro și a unei aplicații pentru telefoane și tablete. Prin intermediul acestui serviciu cetățenii vor fi informați corect, modern, iar pierderile de corespondență vor fi reduse.

Figura 1 – Abordarea clasică vs. abordarea modernă a notificărilor privind corespondența

2         Descrierea soluției informatice

Prin soluția schițată mai jos, propunem demararea unor discuții constructive pentru proiectarea, construcția și implementarea unor aplicații informatice care să extindă actualul portal al Poșta Română și care să implementeze funcționalitățile de bază următoare:

• Notificarea prin email / cont personal în cadrul portalului / SMS / aplicație pentru smartphone și tabletă a utilizatorilor înregistrați în platforma Poșta-Română.ro atunci când aceștia sunt destinatarii unor corespondențe care implică ridicarea personală de la oficiile poștale;
• Oferirea de asistență și ghidaj pentru ridicarea corespondenței;
• Transmiterea de notificări pentru readucere aminte (reminder) privind expirarea termenelor pentru ridicarea corespondenței;
• Încadrarea corespondenței pe categorii de corespondență, în mod automat, prin mecanisme de autodetecție și RPA (Robotic Process Automation) și informarea rapidă a destinatarului; acest proces se poate realiza fără intervenție umană și în timpul alfel consumat pentru scrierea manuală a bilețelelor/informărilor actuale privind corespondența;

Figura 2 – Flux principial privind informarea și ridicarea corespondenței folosind mecanismele informatice

Un element de inovație certă îl reprezintă introducerea mecanismelor RPA (Robotic Process Automation) care poate lucra independent sau poate asista operatorii Poșta Română nu numai pentru înregistrarea automată a notificărilor în sistem și transmiterea acestora în format electronic către destinatari, dar încadrarea categoriilor de corespondență pe funcțiuni și/sau utilități: corespondență ANAF, bancară, externă, de altă natură, etc.

Figura 3 – Optimizarea proceselor de notificare și încadrarea a corespondențeri prin mecanisme RPA

Optimizarea proceselor prin RPA aduce valoare adăugată companiei Poșta Română, clienților acestora – destinatari, dar și clienților – cei care expediează corespondență. Prin mecanisme informatice similare, aceștia pot declara în avans corespondența trimisă, făcând astfel procesul de informare și transparentizare al corespondenței mai rapid și mai eficient.

3         Beneficii

Prin implementarea unei soluții informatice de genul celei prezentate mai sus, cetățeanul beneficiază de servicii electronice moderne, iar compania Poșta Română de instrumente moderne care reduc costurile și cresc perfromanță serviciilor de bază.

Anvergura proiectului este medie și poate implica fonduri europene.